MUHASEBEDE KULLANILAN TİCARİ BELGELER
Fatura ve Fatura Yerine Geçen Belgeler
1- Fatura: Satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya işi yapan tacir tarafından müşteriye verilen ticari belgedir.
Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur:
* Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası
* Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası
* Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası
* Malın veya işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı
* Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, (Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlemesi ve taşıtta bulundurulması şarttır. Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir.)
Faturanın Düzenlenmesinde Aşağıdaki Kurallara Uyulması Gerekir;
* Faturalar sıra numarası dahilinde düzenlenir.Aynı kuruluşun çeşitli şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde bu faturalara şube ve kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki yapılması mecburidir.
* Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile doldurulur.
* Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.
* Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya yetkili olanların imzası bulunur.
* Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami on gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.
* Fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur. Fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri kimliğini ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır.
Fatura kullanma mecburiyeti:
Birinci ve ikinci sınıf tacirler kazancı basit usulde tespit edilenlerle;defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler:
1. Birinci ve ikinci sınıf tacirlere
2. Serbest meslek erbabına
3. Kazançları basit usulde tespit olunan tacirlere
4. Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere
5. Vergiden muaf esnafa.
Sattıkları mal veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlara da fatura istemek ve almak zorundadırlar. Yukarıdakiler dışında kalanların, birinci ve ikinci sınıf tacirlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden satın aldıkları mal veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin 600 YTL (600.000.000 TL-2008 yılı için) geçmesi veya bedeli 600 YTL (600.000.000 TL) 'den az olsa dahi istemleri halinde malı satanın veya işi yapanın fatura vermesi zorunludur.
2- Perakende satış belgeleri: Birinci ve ikinci sınıf tacirler, kazancı basit usulde tespit edilenlerle, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri aşağıdaki belgelerden herhangi biri ile belgelendirilir.
1. Perakende satış fişleri
2. Makineli kasaların kayıt ruloları
3. Giriş ve yolcu taşıma biletleri.
Perakende satış fişi, makineli kasaların kayıt ruloları ve biletlerde, işletme veya mükellefin adı, düzenlenme tarihi ve alınan paranın miktarı gösterilir. Perakende satış fişi ile giriş ve yolcu taşıma biletleri seri ve sıra numarası dahilinde düzenlenir. Bu fiş ve biletler kopyalı iki nüsha olarak tanzim edilir ve bir nüshası müşteriye verilir. Makineli kasa kullanılıp da müşteriye fiş verilmemesi halinde, perakende satış fişi düzenlenmesi ve müşteriye verilmesi zorunludur.
3- Gider pusulası: Birinci ve ikinci sınıf tacirler, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin: vergiden muaf esnafa; yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları mal içinde düzenleyip işi yapana veya malı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu belge birinci ve ikinci sınıf tacirlerin, şahsi eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya için de düzenlenir.
Gider pusulası, işin mahiyeti, malın cins ve türü ile miktar ve bedelini ve iş ücretini ve işi yaptıran ile yapanın veya malı satın alan ile satanın adlarıyla soyadlarını içerir ve iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir. Gider pusulaları, seri ve sıra numarası dahi elinde düzenlenir.
4- Müstahsil makbuzu: Birinci ve ikinci sınıf tacirler ile kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha makbuz düzenlemeye ve bunlardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecburdurlar. Mal tacir veya çiftçi adına bir adamı veya aracı tarafından alındığı takdirde makbuz bunlar tarafından düzenlenir ve imzalanır. Çiftçiden avans üzerine yapılan satın almalarda, makbuz, malın teslimi sırasında verilir. Müstahsil makbuzunun tacir veya alıcı çiftçi nezdinde kalan nüshası fatura yerine geçer. Müstahsil makbuzunda en az aşağıda yazılı bilgiler bulunur:
1. Makbuzun tarihi
2. Malı satın alan tacir veya çiftçinin soyadı, adı, unvanı ve adresi
3. Malı satan çiftçinin soyadı, adı ve ikametgahı adresi
4. Satın alınan malın cinsi, miktarı ve bedeli.
5-Serbest Meslek Makbuzu: Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu tanzim etmek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteri de bu makbuzu istemek ve almak mecburiyetindedir.
Serbest meslek makbuzu aşağıdaki bilgileri içerir:
1. Makbuzu verenin soyadı adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası
2. Müşterinin soyadı, adı veya unvanı ve adresi
3. Alınan paranın miktarı
4. Paranın alındığı tarih
5. Bu makbuzlar serbest meslek erbabı tarafından imzalanır. Serbest meslek makbuzları seri ve sıra numarası dahilinde düzenlenir.
6- Ücret bordrosu: İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz. Ücret bordrolarına en az aşağıdaki içerik yazılır.
1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.)
2. Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası
3. Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti)
4. Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre
5. Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.
Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır. İş verenler ücret bordrolarını,yukarıki esaslara uymak şartiyle diledikleri şekilde tanzim edebilirler.
Bordro yerine geçen belgeler: Genel, katma, özel bütçeli daire ve müesseselerle belediyelerin ve 3659 sayılı Kanuna tabi müesseselerin ücret ödemelerinde kullandıkları belgeler ücret bordrosu yerine geçer.
7- Diğer Evrak ve Belgeler: Taşıma işletmeleri ile otel motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri (kazan cı basit usulde tespit edilenler dahil)aşağıda yazılı belgeleri düzenlemek zorundadırlar.
- A) Taşıma İrsaliyeleri: Ücret karşılığında eşya nakleden bütün gerçek ve tüzelkişiler naklettikleri eşya için, sürücünün ad ve soyadı ve aracın plaka numarasını ihtiva eden ve seri ve sıra numarası dahilinde düzenlenen irsaliye kullanmak zorundadırlar. Bu irsaliyenin bir nüshası eşyayı taşıttırana, bir nüshası eşyayı taşıyana aracın sürücüsüne veya kaptanına verilir ve bir nüshası da taşımayı yapan nezdinde saklanır. Bu bent hükmü nakliye komisyoncuları ile acenteleri de kapsar.
- B) Yolcu listeleri: Şehirler arasında yapılan yolcu taşımalarında 233 ncü madde gereğince yolcu taşıma bileti kesmeye mecbur olan mükellefler, (T.C. Dev- let Demiryolları hariç) taşıtların her seferi için birbirini takip eden seri ve sıra numaralı ve oturma yerlerini planlı şekilde gösteren iki nüsha yolcu listesi düzenlerler ve bu listenin bir nüshasını sefer sonuna kadar taşıtta ve diğer nüshasını işyerinde bulundururlar. Yolcu taşıma biletlerinin komisyoncu veya acenteler tarafından kesilmesi halinde yolcu listeleri 3 nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası bu kimseler tarafından saklanır. Yolcu listelerinde aşağıdaki bilgiler bulunur :
1. Yolcu listesini düzenleyen işletmenin adı veya unvanı ile adresi
2. Taşıtı işleten mükellefin adı, soyadı varsa unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.
3. Taşıtın plaka numarası, sefer tarihi ve hareket saati.
4. Bilet numaraları işaretlenmek suretiyle yolcu sayısı ve toplam hasılat tutarı.
5. C) Günlük müşteri listeleri: Otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri, odalar, bölmeler ve yatak planlarına uygun olarak müteselsil seri ve sıra numa- ralı günlük müşteri listeleri düzenlerler ve işletmede bulundururlar. Bu listelerde aşağıdaki bilgiler bulunur:
6. Mükellefin adı, soyadı, varsa unvanı ve adresi
7. Oda numaraları yazılmak suretiyle müşterinin adı, soyadı ve oda ücreti
Defter ve Belgelerin Saklanması:
Tutulması zorunlu defterleri ve belgeleri saklama süreleri TTK'na göre, ait oldukları yıldan başlayarak 10 yıl VUK'na göre, ait oldukları yıldan başlayarak 5 yıldır.
MUHASEBE FİŞLERİ
1. Kasa Tediye Fişi: Kasadan nakit çıkışlarının kaydedildiği ve izlendiği fiştir. Kasa hesabı daima alacakta görünür.
2. Kasa Tahsil Fişi: Kasaya nakit girişlerinin kaydedildiği ve izlendiği fiştir. Kasa hesabı daima borçta görünür.
3. Mahsup Fişi: Kasayı ilgilendirmeyen işlem ve olayların izlendiği fiştir.
